Transición de estados
En los casos en que la tienda no cuenta con una integración automática con un ERP o sistema de gestión externo, la actualización de los estados de los pedidos puede realizarse de manera manual desde el panel administrativo de VTEX.
Este procedimiento permite mantener el flujo operativo del pedido y asegurar que el cliente reciba las notificaciones correspondientes en cada etapa del proceso.
La gestión manual de estados es especialmente útil para tiendas que operan con medios de pago offline (como transferencias bancarias) o que procesan internamente la facturación, el despacho y la entrega.
Cada pedido en VTEX atraviesa una serie de estados que reflejan su avance dentro del ciclo de venta, desde que se genera hasta su entrega final.
Cuando no existe integración automática, el usuario de negocio deberá realizar la transición entre estos estados de forma manual, asegurando que la información se mantenga actualizada tanto para el cliente como para el equipo operativo.
El flujo de transición recomendado es el siguiente:
Pago Pendiente --> Aprobado
- Este cambio se aplica principalmente en pedidos realizados mediante transferencia bancaria o depósito, donde la confirmación del pago no es automática.
- El usuario de negocio deberá acceder a la opción Transacciones dentro del modulo Pedidos, seleccionar la transacción correspondiente al pedido que desea aprobar (las mismas se identifican con el estado Pendiente de Autorización).
- También podrá hacerlo desde la opción Aprobar Pago en la sección Pago, dentro del detalle del pedido.
- Ambas opciones dirigiran al usuario de negocio a la transacción de pago, dentro de la cual deberá seleccionar la opción notificar pago.
- Al marcarlo como aprobado, el sistema actualizará el estado del pedidó y notificará al cliente que el pago fue aprobado.
⚠️ Importante:
- Antes de aprobar el pago, verificar que el monto recibido coincida con el total del pedido y que la transferencia sea válida.
Aprobado --> En Preparación
Una vez aprobado el pago, el pedido pasa a la etapa de preparación, donde se realiza el picking, embalaje o alistamiento de los productos.
El cambio manual a este estado puede realizarse desde el detalle del pedido, seleccionando la opción “Listo para preparación”.
- Una vez seleccionada esta opción, el sistema desplegará un moda donde deberá confirmar el cambio de estado del mismo.
- El sistema modificará el estado del pedido y lo actualizará a Preparado.
💡Observaciones:
- Este estado indica que el pedido ya fue embalado y está en tránsito hacia el cliente o listo para ser retirado en tienda o punto de entrega.
- La integración con Producteca, muestra la información del tracking de envío en la sección Comentarios del Detalle del Pedido.
💡Recomendación:
- Antes de aprobar el pedido, verificar que el monto recibido coincida con el total del pedido.
- Al marcarlo como aprobado, el sistema notificará al cliente que el pago fue confirmado.
En Preparación --> Facturado
Una vez que el pedido está listo para despacho o ha sido retirado, se puede generar la factura correspondiente.
Este paso puede hacerse de forma manual, marcando el pedido como Facturado.
🧭 Consejo:
-
Asegurarse de ingresar el número de guía o referencia de envío, si aplica, para que el cliente pueda realizar el seguimiento.
Para modificar el estado del pedido a Facturado, el usuario de negocio deberá:
- Seleccionar la opción Factura, la cual está disponible en la cabera del pedido o en la sección facturación Pendiente.
- A continuación, deberá seleccionar la opción Enviar una sola factura. Dentro del formulario, deberá indicar:
- Valor: si se emite la factura por el total de la compra o por un monto menor;
- Nro de factura (según factura emitida por el facturador);
- URL de la factura: url de la factura emitida por el sistema facturador;
- Clave de la factura;
- Fecha de emisión.
- A continuación deberá seleccionar la opción Guardar Factura.
⚠️ Importante:
- La emisión del documento fiscal puede ser obligatoria según la legislación vigente.
- Asegurarse de registrar el número de factura en el sistema, si corresponde.
Facturado --> Entregado
Este es el último estado del ciclo del pedido.
El cambio a Entregado debe realizarse cuando el cliente haya recibido el producto o confirmado su retiro.
Este estado cierra el flujo del pedido y actualiza las métricas de cumplimiento y satisfacción del cliente.
- Para confirmar la entrega de los pedidos, deberá:
- Seleccionar la opciones para confirmar la entrega.
- El estado del pedido se actualizará a Entregado.
💡Recomendación:
- Confirmar la entrega antes de cerrar el pedido.
- En caso de entregas presenciales, puede registrarse la recepción mediante firma o confirmación del cliente.